پیادهسازی سیستم حضور و غیاب در سازمانها برای مدیریت منابع انسانی، کاهش خطاهای انسانی و صرفهجویی در زمان و هزینه از الزامات اساسی شناخته میشود. در پیادهسازی این سیستمها چالشهای گوناگونی به وجود میآید که باید با راهکارهای مناسب به حل آنها پرداخته شود. دستگاههای حضور و غیاب انواع گوناگونی دارند و به روشهای مختلف پیادهسازی میشوند. سازمانها باید متناسب با نیاز خود و با رعایت قوانین کار از سیستم حضور و غیاب مناسب استفاده کنند و بتوانند با راهکارهای مختلف که در مقاله امروز به بررسی آنها میپردازیم در این امر موفق شوند.
بهترین روشهای پیادهسازی سیستم حضور و غیاب در سازمانها
1. مدیریت و بهبود منابع مالی و انسانی
محدودیت منابع مالی و انسانی از چالشهایی است که پیادهسازی سیستم حضور و غیاب را تحت تاثیر قرار میدهد و در پیشروی پروژه تاخیر ایجاد میکند. راهکار مناسب برای حل این چالش تخصیص بودجه مناسب برای منابع بهینه است. علاوه بر آن با برنامهریزی صحیح و مدیریت زمان و افزایش هماهنگی بین تیمها میتوان به بهترین شکل ممکن از منابع استفاده کرد.
2. آموزش به کارکنان
یکی از موثرترین راهکارهای پیادهسازی سیستم حضور و غیاب آموزش صحیح استفاده از سیستم به کارکنان است. برخلاف تصور بسیاری از کارکنان دستگاه حضور و غیاب بهعنوان یک سیستم نظارتی در نظر آنها شناخته میشود که به حریم خصوصی آنها تجاوز میکند؛ بنابراین باید اعتماد آنها را به دست آورد و با پذیرش آن توسط کارکنان در پیادهسازی سیستم موفق عمل خواهید کرد. ارائه آموزشهای مناسب و ایجاد ارتباطات موثر نقش مهمی در جلب اعتماد و همکاری کارکنان دارند.
3. حفظ امنیت اطلاعات
حفظ امنیت اطلاعات شخصی پرسنل توسط دستگاههای حضور و غیاب از دیگر راهکارهای پیادهسازی دستگاه کنترل تردد است. دسترسی افراد غیرمجاز و حملات سایبری باعث به خطر افتادن اطلاعات پرسنل میشود؛ بنابراین باید از فناوریهای رمزنگاری قوی و پروتکلهای امنیتی در پیادهسازی سیستم استفاده کرد و فعالیتهای امنیتی را بهبود بخشید. همچنین ممکن است کارکنان به اطلاعاتی که نباید دسترسی پیدا کنند، با کنترل سطح دسترسی متناسب با جایگاه شغلی آنها میتوان به حفظ امنیت اطلاعات پرداخت.
4. کاهش هزینهها
یکی از مشکلات اساسی سازمانهای کوچک و متوسط هزینه کردن برای پیادهسازی سیستمهای حضور و غیاب است. استفاده از سیستمهای نرمافزاری ابری از بهترین راهکارها برای کاهش هزینههای اجرای سیستم حضور و غیاب هستند و در عین حال باعث بهبود عملکرد و کارایی سازمان میشود. سیستمهای ابری نیازی به سرمایهگذاری و خرید دستگاههای سختافزاری ندارند و تنها با نصب بر روی تلفن همراه میتوان در هر زمان و مکان اطلاعات حضور و غیاب را مدیریت کرد. با بهینه کردن فرایندهای داخلی سازمان مانند بهینهسازی فرایندهای مرتبط با مدیریت پرسنل میتوان به کاهش هزینهها کمک کرد.
5. توجه به نیازها و اولویتهای سازمان
توجه به نیازها و اولویتهای سازمان بهویژه در سازمانهایی که با محدودیت منابع و چالشهای متعدد روبرو هستند یکی از مهمترین راهبردهای پیادهسازی سیستم حضور و غیاب است. مدیران باید نیازها و اولویتهای سازمان خود را تجزیه و تحلیل کنند و به شناسایی اهداف مهم و چالشهای موجود بپردازند. این راهکار موجب استفاده بهینه از منابع و جلوگیری از صرف هزینههای اضافی میشود.
مقایسه روشهای مختلف پیادهسازی سیستم حضور و غیاب در سازمانها
روشهای مختلفی برای پیادهسازی سیستمهای حضور و غیاب در سازمانها وجود دارد که هر یک ویژگیهای خاص خود را دارند:
1. نرمافزار حضور و غیاب تحت وب
از بهترین روشهای پیادهسازی سیستم حضور و غیاب نرمافزارهای تحت وب هستند که باعث افزایش کارایی و بهرهوری سازمان میشوند. کافی است نرمافزار را بر روی سرور نصب کنید و از کنترل تردد تعداد نامحدود پرسنل برخوردار شوید. این نرمافزارها مستقل از پلتفرم هستند و روی انواع دستگاههای هوشمند مانند کامپیوتر، تبلت و تلفن همراه نصب میشوند.
2. نرمافزار حضور و غیاب تحت ویندوز
این سیستم برای اجرا بر روی کامپیوتر نصب میشود و کارفرما میتواند میزان دسترسی پرسنل به اطلاعات را محدود کند. این نرمافزارها انواع گوناگونی دارند و برای ثبت اطلاعات شخصی کارمندان، ثبت و نگهداری اطلاعات ورودی حضور و غیاب، ویرایش اطلاعات و انتقال به پایگاه داده نرمافزار و تهیه گزارش استفاده میشوند.
3. سیستم حضور و غیاب ابری
از راهکارهای پیادهسازی سیستم حضور و غیاب موثر و کارآمد در سازمانها استفاده از سیستمهای ابری است. این نرمافزار برای سازمانهایی مناسب است که شعبات مختلف و پراکنده دارند و باعث یکپارچگی اطلاعات و مدیریت آسان آنها میشود.
4. سیستم حضور و غیاب موبایلی
استفاده از این نرمافزار برای کارکنان و کارفرمایان بسیار راحت است و برای ثبت ورود و خروج توسط پرسنل و مدیریت اطلاعات توسط کارفرمایان میتوان از تلفن همراه استفاده کرد. این سیستمها برای اندروید و ios قابل استفاده هستند و از امکاناتی مانند گزارشگیری و تحلیل دادهها برخوردارند.
انتخاب و استقرار سیستمهای حضور و غیاب متناسب با نیازهای سازمانها
انتخاب و استقرار سیستمهای حضور و غیاب باید متناسب با نیازهای سازمانها انجام شود که بهعنوان یکی از راهکارهای اساسی پیادهسازی سیستم حضور و غیاب شناخته میشود:
· ارزیابی نیازها و الزامات سازمان
پیش از اجرای سیستم حضور و غیاب باید نیازهای سازمان مانند تعداد نیروی کار، ماهیت کسب و کار و مقررات موجود را به طور کامل ارزیابی کنید. بررسی کنید آیا سیستم انتخابی شما نیاز به اتصال به سیستمهای دیگر و امکانات امنیتی دارد و میتواند گزارشهای متنوع تهیه کند. در واقع سیستم باید بتواند همسو با اهداف شما و برای رفع مشکلات موجود در سازمان فعالیت کند.
· قابلیت یکپارچهسازی با سیستمهای موجود
اگر از سیستمها و نرمافزارهای دیگری در سازمان استفاده میکنید باید سیستمی را انتخاب کنید که امکان یکپارچهسازی با آنها را داشته باشد. یک سیستم حضور و غیاب مناسب با سیستمهای حقوق و دستمزد، منابع انسانی و مدیریت پروژه قابل ادغام است. این قابلیت باعث ایجاد مزایایی مانند کاهش خطاهای انسانی، مدیریت نیروی کار زمان و صرفهجویی در هزینه میشود و به رشد کسب و کار شما کمک میکند.
· رعایت امنیت
نرمافزار حضور و غیاب باید بتواند امنیت اطلاعات حضور و غیاب پرسنل را تامین کند. این امکان به واسطه پروتکلهای امنیتی، رمزنگاری دادهها و سطوح دسترسی مختلف انجام میشود همچنین سیستم باید به طور خودکار بهروزرسانی شود و به شناسایی و مقابله با تهدیدات امنیتی بپردازد.
· انعطافپذیری و سفارشیسازی
از مناسبترین راهکارهای پیادهسازی سیستم حضور و غیاب امکان انعطافپذیری و سفارشیسازی نرمافزار متناسب با نیازهای سازمان است. برای مثال نرمافزار باید بتواند مطابق با قوانین قابل تنظیم ساعات کاری، شیفتهای مختلف و محاسبات حقوق و دستمزد را تعریف کند.
· قابلیت گزارشدهی
از مهمترین قابلیتهای سیستم حضور و غیاب تهیه گزارش و تحلیل دادهها است، سیستم باید گزارشهای متنوع متناسب با نیازهای خاص سازمان تولید کند. با تجزیه و تحلیل دادهها به شناسایی روند الگوهای حضور و غیاب، مدیریت زمان و پیشبینی هزینهها کمک میشود در نتیجه تصمیمات مناسبی میتوان برای افزایش بهرهوری سازمان اتخاذ کرد.
· دسترسی از راه دور
سیستمهایی که امکان دسترسی به آنها از راه دور وجود دارد از محبوبترین سیستمهای حضور و غیاب هستند.. نیروی دورکار در هرجا از طریق تلفن همراه میتواند ساعت ورود و خروج خود را ثبت کند. کارفرمایان نیز میتوانند تنها با اتصال به اینترنت فارغ از مکان و زمان اطلاعات حضور و غیاب را مدیریت کنند و به ارائه راهحلهای استراتژیک بپردازند.
سخن پایانی
توجه به اولویتها و نیازهای سازمان، مدیریت منابع مالی و انسانی، آموزش کارکنان و حفظ امنیت اطلاعات از راهکارهای پیادهسازی سیستم حضور و غیاب و حل چالشهای موجود در سازمان هستند. با توجه به این راهکارها و با اتکا به بهترین روشهای پیادهسازی سیستم حضور و غیاب میتوان کارایی و بهرهوری سازمان را افزایش داد و با مدیریت زمان و کاهش هزینهها به رشد کسب و کار خود کمک کرد. فراتکنو ارائهدهنده بهروزترین سیستمهای حضور و غیاب به شما کمک میکند تا متناسب با نیازهای سازمان خود بهترین سیستم را انتخاب و اجرا کنید.
