یکی از عوامل اصلی موفقیت در هر پروژه ساختمانی، نظارت دقیق و مدیریت بهینه آن است. در این راستا، “صورت وضعیت” به عنوان ابزاری کلیدی به یادگیری و ارزیابی پیشرفت پروژه و مدیریت مناسب امور مالی کمک می‌کند. برای پیمانکاران، توانایی نگارش صورت وضعیت پروژه به درستی و به صورت دقیق بسیار حیاتی است.
در این نوشته، ما نکات کلیدی و مهم آموزش صورت وضعیت نویسی برای پیمانکاران را بررسی کرده ایم. با مطالعه این مقاله، پیمانکاران قادر خواهند بود تا به بهترین نحو ممکن صورت وضعیت پروژه‌های خود را تهیه کنند و در مدیریت پروژه‌های ساختمانی به عملکرد بهتری دست یابند.
صورت وضعیت پیمانکاری چیست؟
صورت وضعیت پیمانکاری یک گزارش ماهانه است که توسط پیمانکار تهیه میشود و به موافقت مهندس مشاور و کارفرما نیاز دارد. این گزارش به تفصیل شرایط و پیشرفت کار در پروژه را نشان می‌دهد.
صورت وضعیت معمولاً به دو شکل صورت وضعیت موقت و صورت وضعیت قطعی تهیه میشود.
- صورت وضعیت موقت: در طول انجام کار تنظیم میشود و به‌روزرسانی‌های دوره‌ای را نشان می‌دهد.
- صورت وضعیت قطعی: در پایان پروژه تنظیم میشود و میزان کامل کار انجام‌شده را نشان می‌دهد.
قبل از مطالعه ادامه متن مقاله پیشنهاد میکنم ویدئوی زیر از گروه سبزسازه را مشاهده کنید تا به طور کامل متوجه شوید چطور باید صورت وضعیت بنویسیم:
اهداف اصلی نوشتن صورت وضعیت به شرح زیر است:
- بررسی پیشرفت پروژه : با نوشتن صورت وضعیت مدیران و ناظران می توانند میزان پیشرفت فیزیکی پروژه که شامل مقدار کار انجام شده، میزان تاخیر یا پیشرفت سریع‌تر از برنامه، و مشکلاتی که ممکن است پیش آید، میشود.
- ارائه اطلاعات مالی : صورت وضعیت نه تنها وضعیت فیزیکی پروژه بلکه اطلاعات مالی مرتبط را نمایش می‌دهد. اطلاعات مالی شامل مقدار پرداخت به پیمانکار، هزینه‌های جاری و باقی‌مانده، و همچنین مطالبات و بدهی‌های مربوط به پروژه است.
- نظارت بر کیفیت : صورت وضعیت به نظارت بر کیفیت کار و مصالح مورد استفاده نیز می‌پردازد. این به مدیران و ناظران امکان می‌دهد تا از رعایت استانداردها و مشخصات فنی مطلع شوند.
- پیش‌بینی هزینه‌ها : با توجه به اطلاعات مالی موجود در صورت وضعیت، مدیران می‌توانند هزینه‌های باقی‌مانده پروژه را پیش‌بینی کرده و مدیریت مالی مناسبی را اعمال کنند.
- مدیریت تغییرات : صورت وضعیت تغییراتی که ممکن است در طول پروژه ایجاد شود را نشان می دهد. این تغییرات می‌توانند تأثیری بر برنامه، مهلت‌ها، و هزینه‌های پروژه داشته باشند.
- ارتباط با طرف‌های مختلف : صورت وضعیت به مهندسان مشاور، کارفرما، بانک‌ها، و سایر طرف‌های مرتبط امکان می‌دهد تا اطلاعات جاری در مورد پروژه را دریافت کنند.
- تصویب و پرداخت مبالغ : تصویب صورت وضعیت توسط ناظران و مشاوران، و پرداخت مبالغ به پیمانکار از جمله اهداف اصلی صورت وضعیت است.
به طور کلی، هدف از نوشتن صورت وضعیت، ایجاد یک اسناد رسمی است که به تمام افراد مرتبط در یک پروژه اطلاعات دقیق و کاربردی را ارائه می‌دهد تا مدیریت، نظارت، و اجرای پروژه به بهترین شکل انجام شود.
اجزای تشکیل دهنده صورت وضعیت
1- شناسنامه صورت وضعیت: صفحه اول هر صورت وضعیت که به آن “روکش صورت وضعیت” نیز گفته میشود، شامل اطلاعاتی مانند موضوع قرارداد، تاریخ و مدت قرارداد، مشخصات پیمانکار، مشاور، و کارفرما میشود. در واقع، این صفحه، اطلاعات کلی و مقدمه‌ای را درباره صورت وضعیت فراهم می‌کند.
2- مستندات: در این بخش، تمام ابلاغیه‌ها و نامه‌های دریافتی از کارفرما، صورت‌جلسات، دستورات کاری و سایر مستندات مهم مرتبط با پروژه را در صورت وضعیت درج می‌کنیم. این کار به منظور داشتن مرجع معتبر برای اظهارات و تصمیماتی است که در طول پروژه اتخاذ شده است.
3- ریز متره: در این قسمت، مقادیر دقیق اندازه‌گیری شده توسط مترور برای طول، عرض و ارتفاع کارها درج میشود. به طور کلی، در این برگه، جزئیات مربوط به اندازه‌گیری و نظارت بر پیشرفت فعالیت‌های پروژه قرار می‌گیرد.
4- خلاصه متره: در این برگه، خلاصه‌ای از کارهای انجام شده و هزینه‌های مربوط به آن‌ها که از ریز متره استخراج شده است، نمایش داده میشود. این خلاصه معمولاً برای نمایش و بررسی سریع و جامع وضعیت پیشرفت پروژه استفاده میشود.
5- ریز مالی: ریز مالی به عنوان یک قسمت مهم در تهیه صورت وضعیت مالی نهایی پروژه یا کسب و کار استفاده میشود. این قسمت جزئیات مالی دقیق پروژه را شامل میشود و نشان می‌دهد که تا آن زمان چه مقدار از منابع مالی برای پروژه صرف شده است.
در این بخش اطلاعات مالی مهمی از جمله هزینه‌هایی که برای خرید مصالح مورد نیاز پروژه، هزینه‌های کارکردها و اجزای مختلف پروژه، واحدهای آماده‌سازی (مثل هزینه‌های زمین‌شناسی و تهیه زمین)، و هزینه‌های دیگری که تا آن لحظه برای پروژه صرف شده است، شرح داده میشود.
این اطلاعات به تیم مدیریت پروژه یا مدیران مالی کمک می‌کند تا متوجه شوند که چقدر منابع مالی صرف پروژه شده و آیا پروژه به تعدادی که قرار بود انجام شود پیش می‌رود یا نه. همچنین، این اطلاعات می‌تواند در ارزیابی نهایی موفقیت یا عدم موفقیت پروژه نیز مفید باشد.
نکات مهم نوشتن صورت وضعیت
نکات مهمی که باید در تهیه و نوشتن یک صورت وضعیت مربوط به پروژه باید رعایت کنید، تا آن صورت وضعیت مطابق با استانداردها و مناسب برای استفاده مخاطبان باشد. در ادامه این نکات ارائه شده است:
1- استفاده از جلد با طلق و شیرازه: با توجه به اهمیت صورت وضعیت، باید از جلد مقوایی با رنگی خاص و یا از طلق و شیرازه استفاده شود.
2- استفاده از رویه: صورت وضعیت باید حتماً از رویه (کاور) برخوردار باشد.
3- ذکر مشخصات: نام پروژه، شماره کارکرد، نام کارفرما، مشاور، و پیمانکار، و تاریخ و زمان کارکرد باید در صورت وضعیت ذکر شوند.
4- مشخص کردن نسخه: نسخه‌های مختلف صورت وضعیت برای کارفرما، مشاور، امور مالی و پیمانکار باید مشخص باشند.
5- رویه‌های جداگانه با رنگ های مختلف: هر بخش از صورت وضعیت (مثلاً متره، خلاصه متره، ریزمالی و خلاصه مالی) باید جداگانه و با کاغذهای رنگی مناسب پرینت شود.
6- خوانا باشد: صورت وضعیت باید به گونه‌ای باشد که برای مخاطبان خوانا و قابل فهم باشد.
7- استفاده از حروف فارسی: به کلمات و حروف فارسی در صورت وضعیت توجه داشته باشید.
8- ذکر اطلاعات در هر صفحه: در هر صفحه از صورت وضعیت باید شماره صفحه، تاریخ، نام شرکت، نام پروژه و غیره ذکر شود.
9- محل امضاء: مکان‌های مشخصی برای امضاء پیمانکار، ناظر، مشاور، و کارفرما در صورت وضعیت وجود داشته باشند.
10- استفاده از جداول استاندارد: برای ذکر اطلاعات مالی و فنی، از جداول استاندارد و قالب‌های معتبر استفاده کنید.
11- ذکر صورت مجالس و دستور کارها: در پایان صورت وضعیت، ملاحظه‌نمایید که صورت مجالس و دستور کارهای مرتبط به پروژه به ترتیب و با جلدی جداگانه آورده شود.
نحوه تصویب و پرداخت مبلغ به پیمانکار در یک پروژه ساختمانی
مراحل تصویب و پرداخت صورت وضعیت پیمانکاری در یک پروژه ساختمانی به شرح زیر است:
- تایید ناظر مقیم : ابتدا، پیمانکار صورت وضعیت کار خود را به ناظر مقیم پروژه در محل اجرای پروژه ارائه می‌دهد. ناظر مقیم مسئول نظارت بر پروژه است و باید صورت وضعیت را بررسی کند.
- بررسی توسط مشاور : پس از تایید ناظر مقیم، پیمانکار صورت وضعیت را به مشاور پیمان و رسیدگی می‌دهد. این مشاور نقشی مهم در فرآیند تصویب دارد و باید مقادیر و اطلاعات موجود در صورت وضعیت را بررسی کند.
- ارسال به کارفرما : مشاور پیمان و رسیدگی پس از بررسی صورت وضعیت آن را به امور پیمان و رسیدگی کارفرما ارسال می‌کند. کارفرما، که معمولاً مالک یا سفارش‌دهنده پروژه است، مسئول بررسی نهایی و پرداخت مبلغ به پیمانکار است.
- پرداخت مبلغ : کارفرما پس از بررسی نهایی صورت وضعیت و کسر کلیه کسورات قانونی، مبلغ باقی مانده را به پیمانکار پرداخت می‌کند.
- صورت وضعیت موقتی و قطعی : اگرچه صورت وضعیت موقت تایید شده است، اما مقادیر و پرداخت‌های آن دارای جنبه موقتی هستند. هر گونه اشتباه اندازه‌گیری و محاسباتی در صورت وضعیت‌های بعدی یا در صورت وضعیت قطعی اصلاح و رفع میشود.
با پرداخت صورت وضعیت موقت، تمام کارها، مصالح و تجهیزاتی که در صورت وضعیت آمده، متعلق به کارفرما میشود و به عنوان امانت در اختیار پیمانکار قرار می‌گیرد تا زمان تحویل نهایی پروژه، در اختیار پیمانکار باقی بماند.
کلام آخر:
صورت وضعیت نویسی ابزاری بسیار حیاتی در تدارک و اجرای پروژه‌های ساختمانی است. از آنجایی که پروژه‌های ساختمانی معمولاً با پیچیدگی‌ها و چالش‌های زیادی همراه هستند، صورت وضعیت نویسی به مدیران و ناظران این امکان را می‌دهد تا به طور دقیق و موثر وضعیت پروژه را ارزیابی کنند و از رعایت استانداردها و مشخصات فنی مطمئن شوند. از این رو، نوشتن و تصویب صورت وضعیت یکی از مهم‌ترین اقدامات در مدیریت پروژه‌های ساختمانی است که به بهبود کیفیت و عملکرد پروژه‌ها کمک می‌کند.
