مسئول دفتر فردی است که وظیفه تنظیم جلسات و هماهنگی برنامه‌های روزانه مدیریت را بر عهده دارد. هماهنگی جلسات مدیریت با مشتریان داخلی و خارجی در کنار ارسال پیام مدیریت به کارکنان سازمان، ازجمله وظایف و مسئولیت‌های شغلی در این حرفه هستند. به دلیل اهمیت جایگاه شغلی مسئول دفتر در پیشبرد کارهای یک شرکت، بسیاری از شرکت‌ها به استخدام مسئول دفتر نیاز دارند.
معمولا شرکت‌ها در هنگام انتشار آگهی های استخدام مسئول دفتر، با حجم زیادی از رزومه‌های کارجویان مواجه می‌شوند. همین تقاضای بالا برای استخدام شدن در موقعیت شغلی مسئول دفتر، می‌تواند شانس استخدامی کارجویان را کاهش دهد. یکی از راهکارهای موثر برای افزایش شانس استخدامی، توجه نمودن به اصول رزومه نویسی است. در این مقاله، با آموزش رزومه نویسی برای شغل مسئول دفتر در خدمت شما هستیم.
نحوه نوشتن رزومه مسئول دفتر
اگر به دنبال استخدام شدن در موقعیت شغلی مسئول دفتر هستید، حتما باید به نحوه نگارش رزومه خود توجه کنید. در حقیقت رزومه شما، تنها ابزار شما برای جلب نظر کارفرمایان و حضور در مصاحبه‌های استخدامی است.
بااین‌حال بسیاری از کارجویان بدون توجه به نحوه رزومه نویسی، دائما در حال ارسال رزومه به آگهی های استخدام مسئول دفتر هستند. ارسال رزومه به آگهی های استخدام مدیر دفتر بدون داشتن یک رزومه مناسب، نه‌تنها موجب از دست رفتن شانس استخدام شدن در برخی از موقعیت‌های شغلی میشود، بلکه در اغلب موارد موجب دلسردی کارجویان خواهد شد.
این در حالی است که در صورت آشنایی با اصول رزومه نویسی، می‌توانید شانس استخدام شدن خود را در شرکت‌های مختلف به شکل چشم‌گیری افزایش دهید. این موضوع را فراموش نکنید که رزومه کاری شما، باید از بخش‌های مختلفی تشکیل شده باشد.
مهم‌ترین بخش‌ها در نمونه رزومه مسئول دفتر، شامل بخش‌های توصیف خلاصه رزومه، اطلاعات تماس، بخش مربوط به سوابق کاری، بخش سوابق تحصیلی و بخش مربوط به لیست مهارت های نرم و سخت شما هستند.
در ادامه این مقاله ضمن آموزش رزومه نویسی برای فرصت‌های شغلی منشی و مسئول دفتر، منابع مفیدی را برای ساخت رزومه مسئول دفتر به شما معرفی می‌کنیم.
بخش توصیف خلاصه رزومه
ایجاد بخش خلاصه رزومه در رزومه کاری شما، به جلب نظر کارفرما کمک خواهد کرد. این بخش که در بالای رزومه کاری قرار می‌گیرد، باید شامل مهم‌ترین دستاوردها و مهارت‌های شما باشد. در حقیقت بخش خلاصه رزومه، پاراگرافی کوتاه شامل 2 الی 4 جمله است که به بازاریابی و تبلیغ مهارت‌ها و توانمندی‌های شما می‌پردازد.
به شکلی که مواردی مانند برجسته‌ترین سوابق کاری مرتبط با شغل منشی و مسئول دفتر، مهم‌ترین دستاوردهای تحصیلی و مهم‌ترین مهارت شما که کارفرما به دنبال آن است، باید در بخش توصیف خلاصه رزومه قرار داده شوند.
بخش اطلاعات تماس
بخش اطلاعات تماس که در بالای رزومه مسئول دفتر قرار می‌گیرد، باید شامل اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی، ایمیل و شماره تلفن شما باشد. از قرار دادن لینک شبکه های اجتماعی که مطالب آن‌ها ارتباطی با جایگاه شغلی مسئول دفتر ندارند، خودداری کنید. بااین‌حال اگر دارای پروفایل لینکدین مناسبی هستید، می‌توانید آدرس آن را در سربرگ رزومه و در کنار اطلاعات تماس خود قرار دهید.
بخش سوابق کاری: مهم‌ترین بخش برای استخدام مسئول دفتر
بدون تردید مهم‌ترین بخش در رزومه کاری که تأثیر فراوانی بر روند جذب و استخدام شما دارد، بخش مربوط به تجربه کاری شما است. معمولا کارفرمایان به دنبال پیدا کردن تجربیات مرتبط با حوزه کاری موردنظر خود، در رزومه کاری شما هستند.
به‌عنوان‌مثال اگر برای آگهی‌های استخدام مسئول دفتر در شرکت‌هایی مانند مزمز، فرمند و صنایع غذایی مهنام رزومه خود را ارسال می‌کنید، بهتر است در سوابق کاری شما تجربیاتی مرتبط با شغل مسئول دفتر در شرکت‌های فعال در حوزه صنایع غذایی وجود داشته باشد. همچنین در هنگام نوشتن سوابق کاری، بهتر است به‌طور خلاصه به دستاوردهای شغلی خود در هر موقعیت شغلی اشاره کنید.
بخش سوابق تحصیلی
اگر به‌تازگی فارغ‌التحصیل شده‌اید یا دارای سوابق کاری کمی هستید، بهتر است روی بخش سوابق تحصیلی خود تمرکز کنید. به‌عنوان‌مثال می‌توانید این بخش از رزومه کاری خود را بالاتر از بخش سوابق کاری قرار دهید.
همچنین در بخش سوابق تحصیلی می‌توانید به اطلاعاتی مانند نام دانشگاه یا موسسه آموزشی و تاریخ فراغت از تحصیل اشاره کنید. اگر معدل خوبی دارید، می‌توانید معدل خود را هم در این بخش از رزومه کاری ذکر کنید.
لیست مهارت های نرم و سخت
در هنگام نوشتن مهارت های سخت و نرم در رزومه مسئول دفتر، بهتر است با خود صادق باشید. تنها به مواردی در رزومه خود اشاره کنید که واقعا جزء توانایی‌های شما هستند. در ادامه به برخی از مهارت های نرم و سخت که مرتبط با شغل منشی و مسئول دفتر هستند، اشاره خواهیم کرد:
- قدرت حل مسئله
- سازمان‌دهی قوی
- مهارت‌های ارتباطی قوی
- توانایی گوش دادن فعالانه
- آشنایی با مجموعه نرم افزارهای آفیس
- آشنایی به زبان انگلیسی
- توانایی انجام مکاتبات اداری
- توانایی گزارش‌نویسی
- وقت‌شناسی و مدیریت زمان
- جزئی‌نگری
- مسئولیت‌پذیری
سایر بخش‌ها در رزومه
رزومه کاری شما می‌تواند شامل بخش‌های دیگری مانند بخش مربوط به کارهای داوطلبانه، مدارک و گواهینامه‌ها، جوایز و افتخارات، علایق و سرگرمی‌ها، کتب و مقالات و بخش مربوط به زبان‌های خارجی باشد.
توجه داشته باشید که وجود این بخش‌ها در رزومه مسئول دفتر، ضروری نیست. بااین‌حال چنانچه فکر می‌کنید اضافه کردن این بخش‌ها به رزومه کاری تأثیر مثبتی بر نظر کارفرما دارد، می‌توانید این بخش‌ها را در رزومه کاری خود ایجاد کنید.
قالب های رزومه مسئول دفتر
اگرچه در این مقاله شما را با بخش‌های مختلف در یک رزومه استاندارد آشنا نمودیم، اما ایجاد یک رزومه خام معمولا کاری زمان‌بر و تااندازه‌ای دشوار است. به همین دلیل بهتر است با مراجعه به سایت‌های ارائه‌دهنده نمونه رزومه کاری، فرم خام رزومه مسئول دفتر را از این سایت‌ها دریافت کنید.
همچنین شما می‌توانید با استفاده از یک رزومه ساز آنلاین، نسبت به ساخت آنلاین رزومه برای شغل منشی و مسئول دفتر اقدام کنید. با مراجعه به سایت‌هایی مانند standout-cv و mintresume، امکان ساخت یک رزومه حرفه‌ای به زبان انگلیسی را خواهید داشت.
به‌علاوه این سایت‌ها با ارائه نمونه رزومه تکمیل شده در شغل منشی و مسئول دفتر، امکان استفاده از الگویی مناسب را برای نوشتن رزومه مسئول دفتر و منشی فراهم می‌کنند. بااین‌حال برای ارسال رزومه به آگهی های استخدام مسئول دفتر در شرکت‌های ایرانی، معمولا باید رزومه‌های خود را به زبان فارسی تهیه کنید.
به همین دلیل پیشنهاد می‌کنیم با مراجعه به سایت‌های کاریابی داخلی، از رزومه ساز آنلاین موجود در این سایت‌ها برای ایجاد رزومه مسئول دفتر استفاده کنید. به شکلی که با استفاده از نکات مربوط به آموزش رزومه نویسی که در بخش‌های قبلی این مقاله آورده شده است، می‌توانید رزومه‌ای استاندارد و حرفه‌ای را برای خود ایجاد نمایید.
جمع‌بندی
نوشتن یک رزومه استاندارد، مهم‌ترین و اولین اقدام شما برای پیدا کردن یک شغل مناسب است. درنتیجه پیش از ارسال رزومه کاری خود به آگهی های استخدام مسئول دفتر، بهتر است حتما نسبت به ساخت یک رزومه حرفه‌ای اقدام کنید.
در رزومه کاری شما باید بخش‌های جداگانه‌ای برای سوابق کاری، سوابق تحصیلی، لیست مهارت های نرم و سخت و اطلاعات تماس ایجاد شده باشد. همچنین با توصیف خلاصه رزومه خود در بالاترین بخش از رزومه، می‌توانید رزومه خود را از سایر رزومه‌های کاری متمایز سازید. به‌علاوه شما می‌توانید با استفاده از قالب های رزومه در یک رزومه ساز آنلاین، در زمان و انرژی خود برای ساخت رزومه مسئول دفتر صرفه‌جویی کنید.
